Bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện nhưng chưa rõ cần những ai hỗ trợ và vai trò ra sao? Đừng lo! Bài viết này sẽ tổng hợp các vị trí trong tổ chức sự kiện giúp bạn dễ dàng nắm bắt ai làm gì, chịu trách nhiệm ở đâu. Từ người lên kế hoạch, điều phối cho tới đội ngũ hậu cần, tất cả đều quan trọng để giúp chương trình thành công trọn vẹn. Cùng khám phá ngay để tự tin chuẩn bị một đội ngũ chuyên nghiệp cho sự kiện của bạn!

Tại sao nên hiểu rõ các vị trí trong tổ chức sự kiện

Khi bắt tay vào tổ chức một sự kiện dù lớn hay nhỏ, chỉ có ý tưởng thôi là chưa đủ. Bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng, để mọi thứ diễn ra suôn sẻ, cần có cả một đội ngũ phối hợp nhịp nhàng với nhau. Do đó việc tìm hiểu rõ từng vị trí nhân sự cụ thể sẽ giúp:

Tối ưu nguồn nhân lực hiệu quả

Hiểu rõ các vị trí trong tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn xác định được số lượng nhân sự cần thiết cho từng giai đoạn của sự kiện, từ khâu lên kế hoạch, chuẩn bị, thực hiện đến khi kết thúc. Nhờ đó, bạn có thể sử dụng nguồn lực một cách hiệu quả, tránh lãng phí ngân sách, nhân sự hoặc thiếu hụt người ở những vị trí quan trọng.

Hạn chế các rủi ro xảy ra khi tổ chức

Việc xác định rõ trách nhiệm vai trò của từng người sẽ giúp bạn dễ dàng nhận diện các rủi ro tiềm ẩn và có biện pháp khắc phục kịp thời. Khi có sự cố xảy ra, bạn cũng biết rõ ai là người chịu trách nhiệm xử lý vấn đề đó, giúp giải quyết tình huống nhanh chóng và hiệu quả.

Đảm bảo chất lượng của sự kiện

Mỗi người sẽ đảm nhiệm một phần công việc để sự kiện diễn ra một cách bài bản và đúng với dự định ban đầu. Do đó, các vị trí này được đảm nhiệm bởi những người có năng lực, có kinh nghiệm, phối hợp tốt thì chất lượng và hiệu quả của sự kiện cũng sẽ được nâng cao.

3 nhóm vị trí quan trọng trong tổ chức sự kiện

Để một sự kiện diễn ra suôn sẻ, chỉn chu và tạo ấn tượng tốt, cần có sự phối hợp chặt chẽ của nhiều bộ phận khác nhau. Mỗi người đóng một vai trò quan trọng, góp phần vào thành công chung. Dưới đây là những vị trí không thể thiếu khi tổ chức một sự kiện:

1. Nhóm điều hành – Quản lý sự kiện

Đóng vai trò chủ chốt trong việc đảm bảo mọi hoạt động diễn ra một cách suôn sẻ và đúng tiến độ. Đây là những người đứng đầu, không chỉ điều phối các bộ phận khác mà còn xử lý những tình huống phát sinh, đảm bảo sự kiện đạt được mục tiêu đề ra. Cụ thể bao gồm:

Event Manager – Trưởng bộ phận tổ chức sự kiện

Nhắc tới tổ chức sự kiện thì không thể bỏ qua trưởng bộ phận tổ chức. Đây là người chịu trách nhiệm tổng thể, điều phối và giám sát toàn bộ chương trình.

Trưởng bộ phận tổ chức còn đóng vai trò là đầu tàu dẫn dắt xuyên suốt cả con tàu. Linh hoạt ứng biến các sự cố có thể xảy ra

Nhiệm vụ chính:

• Lên kế hoạch tổng thể cho toàn bộ chương trình.
• Lập ngân sách và quản lý chi phí.
• Tuyển dụng, quản lý và phân công công việc cho các thành viên trong ban tổ chức.
• Liên hệ và làm việc với các nhà cung cấp, đối tác.
• Đảm bảo tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến sự kiện.
• Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình chuẩn bị và diễn ra sự kiện.
• Đánh giá hiệu quả sau sự kiện.

Event Coordinator – Điều phối viên sự kiện

Tiếp theo sau trưởng bộ phận là điều phối viên sự kiện. Đây là người kết nối các bộ phận, lên timeline, phân công công việc. Họ cần có kỹ năng xử lí sự cố, linh hoạt trong việc điều phối các khâu với các nhiệm vụ chính sau:

• Hỗ trợ lên kế hoạch chi tiết cho từng hạng mục công việc.
• Theo dõi và đốc thúc tiến độ thực hiện công việc của các bộ phận.
• Điều phối lịch trình và các hoạt động trong sự kiện, các khâu liên quan.
• Liên lạc và làm việc với các bộ phận nội bộ và bên ngoài.
• Quản lý các thủ tục hành chính liên quan đến sự kiện.
• Hỗ trợ giải quyết các vấn đề phát sinh nhỏ trong quá trình diễn ra sự kiện.

2. Nhóm sáng tạo nội dung

Để một sự kiện diễn ra có nội dung hấp dẫn, vừa truyền tải được thông điệp vừa không gây sự nhàm chán cho người tham dự thì không thể thiếu đội nhóm sáng tạo nội dung. Đội ngũ này gồm các nhiệm vụ sau sau:

Giám đốc sáng tạo: Người lên ý tưởng chủ đạo cho sự kiện (concept, theme, màu sắc, thông điệp…), làm việc cùng các bộ phận thiết kế, nội dung để tạo nên phong cách riêng biệt cho từng sự kiện.

Biên tập nội dung: Chịu trách nhiệm viết lời dẫn cho MC, lời giới thiệu, bài phát biểu, lời mời, bảng nội dung các tiết mục, game show… đảm bảo mạch chương trình logic và truyền tải đúng thông điệp.

Thiết kế đồ họa: Thiết kế các ấn phẩm truyền thông như banner, standee, backdrop, thư mời, vé mời, hồ sơ giới thiệu sự kiện. Làm việc dưới định hướng từ giám đốc sáng tạo.

Quay phim – chụp ảnh: Ghi lại hình ảnh, khoảnh khắc, hoạt động chính của sự kiện. Có thể tham gia dựng video teaser, trailer hoặc video tổng kết sau sự kiện.

3. Nhóm sản xuất, kỹ thuật

Đây là nhóm nhân sự giữ vai trò vô cùng quan trọng khi đảm nhận toàn bộ các yếu tố liên quan đến âm thanh, ánh sáng, hình ảnh và bố trí hiện trường. Họ là những người đảm bảo cho sự kiện diễn ra trơn tru, sống động và đúng kỹ thuật.

Kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng: Là người điểu chỉnh hệ thống âm thanh ánh sáng sự kiện nhằm đảm bảo chất lượng tốt nhất

• Kỹ thuật âm thanh: Setup hệ thống âm thanh (loa, micro, mixer, dây tín hiệu…), đảm bảo chất lượng âm thanh rõ ràng, không bị hú, rè hay gián đoạn trong suốt sự kiện.
• Kỹ thuật ánh sáng: Thiết kế và điều khiển hệ thống ánh sáng sự kiện như: đèn màu, moving head, laser…. Hỗ trợ tạo hiệu ứng theo từng phân cảnh, tăng độ ấn tượng và cảm xúc cho chương trình.

Kỹ thuật hình ảnh: Phụ trách vận hành hệ thống màn hình LED, trình chiếu nội dung visual (clip, hình ảnh, hiệu ứng), điều chỉnh độ phân giải, âm thanh đồng bộ với hình ảnh.

Nhân viên thi công – hậu cần: Lắp đặt sân khấu, booth, gian hàng, bàn ghế, trang trí theo yêu cầu từng sự kiện. Tháo dỡ, dọn dẹp sau sự kiện.

4. Nhóm vận hành nhân sự

Bên cạnh những bộ phận đảm nhiệm nội dung, kỹ thuật và trang trí, thì nhóm vận hành nhân sự là lực lượng không thể thiếu trong bất kỳ sự kiện nào. Họ là những người trực tiếp tiếp xúc với khách mời, giữ cho chương trình diễn ra suôn sẻ, an toàn và chuyên nghiệp.

Lễ tân: Đứng ở khu vực cổng vào để đón khách, hỗ trợ khách check-in, phát tài liệu/quà tặng, hướng dẫn khách đến đúng nơi, đúng chỗ, khu vực.

MC: Người dẫn dắt mạch chương trình, kết nối các tiết mục, tương tác với khán giả, giữ cho không khí sự kiện luôn sôi động, hấp dẫn hoặc trang trọng tùy mục tiêu.

PG – PB: Họ đảm nhận nhiệm vụ giới thiệu sản phẩm, phát quà, tương tác với khách tham quan.

An ninh – bảo vệ sự kiện: Đảm bảo trật tự, giám sát khu vực quan trọng như cổng vào, sân khấu, hậu trường… để sự kiện diễn ra an toàn.

Xem thêm:

• Hiệu ứng ánh sáng sân khấu quan trọng như thế nào với sự kiện
• Tất tần tật vấn đề cần biết khi tổ chức sự kiện khai trương
• Hướng dẫn chi tiết 9 bước tổ chức sự kiện từ a-z

Các vị trí nhân sự trong tổ chức sự kiện nên thuê ngoài để đảm bảo sự chuyên nghiệp

Khi tổ chức sự kiện, nhiều doanh nghiệp thường tận dụng đội ngũ nhân sự có sẵn của công ty để tiết kiệm thêm chi phí. Tuy nhiên, một số vị trí nếu cố gắng “tự làm” sẽ dễ dẫn đến thiếu sót kỹ thuật, không kiểm soát được rủi ro hoặc làm giảm tính chuyên nghiệp của chương trình. Dưới đây là các vị trí trong tổ chức sự kiện mà bạn nên cân nhắc thuê ngoài chuyên nghiệp, thay vì tự đảm nhận:

MC – Người dẫn chương trình

MC là người giữ nhịp cho toàn bộ chương trình, dẫn dắt cảm xúc, truyền tải thông điệp và kết nối các phần nội dung. Một MC không chuyên có thể khiến chương trình rời rạc, không khí nhạt nhòa, thậm chí gây lúng túng cho khách mời. Ngược lại, một MC chuyên nghiệp sẽ biết “giữ nhịp”, xử lý tình huống linh hoạt, tăng sự hào hứng cho sự kiện.

Vậy nên, hãy thuê MC có kinh nghiệm, nhất là phù hợp với đúng loại sự kiện để nâng tầm chương trình của doanh nghiệp.

Thiết kế – thi công sân khấu, backdrop, booth

Việc tự dàn dựng sân khấu chương trình dễ dẫn đến thiếu đồng bộ, mất thẩm mỹ hoặc không đảm bảo an toàn. Do đó giải pháp tốt nhất là chọn đơn vị chuyên thi công để đảm bảo:

• Thiết kế sáng tạo đúng chủ đề, concept
• Chất liệu chắc chắn, an toàn
• Tháo lắp gọn gàng, đúng tiến độ

Kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng

Âm thanh ánh sáng đóng vai trò quan trọng đối với bất kì sự kiện nào – từ khai trương, hội nghị cho đến liveshow… Những sự cố kĩ thuật xảy ra có thể khiến chương trình bị gián đoạn, thậm chí bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp.

Việc đầu tư hệ thống âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp đòi hỏi chi phí thiết bị rất lớn, kỹ thuật phức tạp và nhân sự lành nghề. Thuê ngoài dịch vụ âm thanh ánh sáng giúp bạn:

• Có ngay thiết bị hiện đại, phù hợp không gian và quy mô sự kiện.
• Được hỗ trợ kỹ thuật viên cài đặt – vận hành – xử lý sự cố trong suốt chương trình.
• Tiết kiệm chi phí bảo trì, kho bãi, nhân công cố định.

Nếu bạn chưa biết thuê dịch vụ này uy tín ở đâu, Pr Việt Light Sound là đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng chuyên nghiệp, nhận lắp đặt tận nơi, hỗ trợ từ A đến Z cho mọi loại hình sự kiện. Cam kết hệ thống trang thiết bị chất lượng, hiệu ứng sống động cùng đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ xuyên suốt giúp chương trình diễn ra một cách trọn vẹn.

Hi vọng những chia sẻ trên đã giúp bạn có cái nhìn chi tiết về các vị trí trong tổ chức sự kiện. Từ đó có thể tìm kiếm đội ngũ cũng như dịch vụ tốt nhất cho sự kiện sắp tới của mình. Để được tư vấn và hỗ trợ thêm, hãy liên hệ với chúng tôi qua thông tin dưới.